製作Excel與Google試算表「下拉式選單」教學－單層&多層

要怎麼製作Excel下拉式選單呢？本篇文章分享製作Google Excel與Microsoft Excel試算表的單層與多層動態下拉式選單教學，透過簡單的方法，輕鬆篩選出若有A就自動帶出B、C的子目錄，在依照有B出現D、E的動態連動選單。

Excel 製作下拉式選單 教學－STEP1.定義名稱

步驟1：，先將要製作選單的資料通通都要輸入到表格內，並且一條一條的清楚的列出來（如果只是單階層選單就簡單定義一個列就好）。
請參考下圖↓ 我先將所有資料都輸入清楚在

<步驟2：，將這些資料的列表整理完畢後，我們就開始為每個選項定義名稱。點上方的「公式」→「定義名稱」（Google Excel試算表請到「資料」→「已命名範圍」）。

命名方法如下：
名稱：每個項目標題（EX.年級），參照到：要篩選的資料內容值（EX.一年級、二年級、三年級）

每一列都要定義名稱，將每個選項都命名完後，可在「公式」→「名稱管理員」查看詳細的資料表，如下圖↓你可以注意到每個選單之間的階層關聯，必須要有同名字的對應。

以上操作是產生選單之前的步驟，接下來開始產生選單。

EXCEL 製作多層下拉式選單 教學－STEP2.產生選單

第一層下拉選單

步驟1：，開始製作第一層下拉式選單，在要產生選單的空白儲存格框選起來，點「資料」→「資料驗證」。（Google Excel試算表請到「資料」→「驗證」→「範圍內的清單」）

步驟2：，在資料驗證在中設定：儲存格內允許「清單」→「來源」輸入剛剛定義好的名稱（EX.=年級)。（Google Excel試算表輸入(EX.年級)）

產生最簡單的第一層選單囉。

第二層下拉式選單(Microsoft EXCEL版)

一樣剛剛的步驟，點「資料」→「資料驗證」→儲存格內允許「清單」→「來源」。在來源的地方輸入=INDIRECT(A2)，依照年級來篩選班級資料。
【※說明：=INDIRECT(輸入要篩選的那個列，最上層的儲存格編號)EXCEL會自動往下抓對應資料。】

順利產生第二階層的EXCEL下拉式選單。

第二層下拉式選單(Google 試算表版)

在完成第一層下拉式選單後，請先在任意空白表格內輸入=INDIRECT(A2)，

儲存格公式下好後，會看到若第一層選單產生變動，空白表格內的文字內容也會跟著做變更。

然後我們來到Google Excel試算表的「資料」→「驗證」→「範圍內的清單」選擇剛剛會自動變更的表格作為篩選範圍。

順利產生第二階層Google Excel下拉式選單！由於Google試算表目前無法直接在資料驗證中下條件，所以每個要產生下拉選單的變動項目INDIRECT都需要各別定義(A2)(A3)(A4)….，如果資料量太大要產生多階層就比較麻煩一些。

第三層下拉式選單(Microsoft EXCEL版)

以此類推～在來源的地方輸入=INDIRECT(B2)，依照班級來抓取同學的資料。

成功產生第三階層。

第三層下拉式選單(Google 試算表版)

以此類推，在第三階層定義=INDIRECT(B2)(B3)…，若不清楚可以看範例下的公式與每個儲存格之間的關聯性：Google 試算表下拉式選單 範例。

所以其實EXCEL多層下拉式選單最困難的地方就在於「定義名稱」的邏輯跟每個選項之間關聯性，但只要照著教學步驟操作，清楚地把每個資料都列出來並分類命名。相信應該不會太困難！就算是只是單階層選單，最好也要定義名稱，之後會比較好管理整個EXCEL表格。

可以參考看看我在製作下拉選單前，先整理好的資料和對應的連結性：

以上為個人所知道的方法教學，若有其他不同更快速與簡單的辦法，也歡迎指教唷!

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PKstep 作者

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